Mucha gente no lo sabe, pero una compañía puede llegar a perder hasta un 20% del tiempo en la búsqueda de documentos. El mundo de la empresa, la precisión y la rapidez marcan las diferencias. En este sentido, tener una buena gestión de documentos ya no es que sea un lujo, es algo necesario si se quiere que la empresa siga siendo competitiva. Lo que no es fácil a veces es saber cuál es el más adecuado.
Conociendo más sobre la gestión de documentos para empresas
Las empresas que, como Everygit, trabajan en la gestión documental, nos han comentado que detectar qué herramienta es la que mejor se puede adaptar a la necesidad de una empresa es la mejor decisión. Por este motivo les hemos preguntado más sobre qué es un gestor documental y en qué debemos fijarnos para elegir uno de ellos dependiendo del tamaño de la empresa en cuestión.
¿Qué es un gestor documental para empresas?
Los gestores documentales para las empresas son soluciones tecnológicas que hacen posible el almacenamiento, organización y gestión de los documentos de manera segura y centralizada, algo que nos aseguran que va más allá de almacenar la información en la nube. Lo que ofrece es un control de las versiones, la trazabilidad o de los flujos de aprobación y de acceso seguro desde todo lugar. Elegir un buen software ayuda a que se optimice el flujo de trabajo y garantiza que se cumplan las normas como el RGPD, algo que es importante en el contexto en el que vivimos.
¿Cuáles son los factores fundamentales para elegir un gestor de documentos dependiendo del tamaño de la empresa?
La selección no es la misma para una microempresa que para una corporación de gran tamaño. Vamos con los puntos que deberás evaluar dependiendo del caso.
Microempresas (1-10 empleados)
En esta clase de organizaciones, es prioritario ser simples y el bajo coste. Un gestor de documentos en la nube, con una interfaz intuitiva y planes flexibles por cada usuario, es lo que es ideal. Aquí tenemos Dropbox o Google Workspace, por citar algunos.
¿Cuáles son las ventajas para las microempresas?
- Rapidez en el acceso a la información sin necesidad de realizar inversiones importantes.
- Sencillo de implementar sin que sea necesario el que entre personal técnico interno.
- Sin costes de mantenimiento en servidores.
Pequeñas empresas (10-50 empleados)
En este caso se necesitan una serie de funcionalidades en el campo colaborativo más avanzadas y que se pueda integrar el gestor de documentos con otra serie de herramientas como con el ERP o el CRM. Aquí la escalabilidad es algo importante, puesto que el crecimiento necesita que se amplíen las funciones o las licencias.
¿Cuáles son las ventajas para pequeñas empresas?
- Control de los permisos por departamentos
- Integrado con sistemas para la gestión de empresas
- Mejoras en el control de versiones y la trazabilidad
Medianas empresas (50-250 empleados)
Con dicho tamaño, como es normal, el número de documentación crece de manera importante y por este motivo es vital que el sistema tenga en cuenta los procesos de automatización, así como workflows personalizados y una gestión en materia de seguridad verdaderamente a la última. Aquí Laserfiche o Alfresco son interesantes.
¿Cuáles son las ventajas para las medianas empresas?
- Automatización de los procesos repetitivos
- Auditorías internas más fáciles
- Personalizables dependiendo del flujo de tareas
Grandes empresas (+250 empleados)
En las empresas, los gestores de documentos se tienen que integrar bien con respecto a los sistemas ERP de gran complejidad y ofrecer una serie de soluciones en materia de gestión de documentación híbrida que garantice la redundancia y una elevada disponibilidad.
En este sentido, tanto el cumplimiento de las normas como la seguridad o la escalabilidad son importantes. Aquí IBM FileNet o Hyland OnBase son de las más renombradas.
¿Cuáles son las ventajas para las grandes empresas?
- Gestión centralizada a nivel global
- Integración de gran complejidad cuando se utilizan otros sistemas corporativos
- Cumplimiento de normas a nivel internacional.
Tips para la elección de un buen gestor de documentos para compañías
Con independencia del tamaño, existen factores que son comunes y que es necesario valorar.
Evaluación de las necesidades reales: no debes pagar por funciones que no vayas a utilizar.
- Fáciles de utilizar: cuanto mayor intuitividad tenga, con más rapidez podrán ser adoptadas.
- Seguridad: aquí el cifrado, el control de accesos y los backups automáticos son importantes.
- La escalabilidad es fundamental: siempre es aconsejable que pueda llegar a crecer contigo.
- Disponibilidad de soporte técnico: Debe tener un proveedor de confianza, puesto que ello al final aporta multitud de ventajas que hay que considerar.
