Las siglas SGA hacen referencia al Sistema de Gestión de Almacenes o también al Software de Gestión de Almacenes que toda empresa debería tener para facilitar el día a día en la logística de una compañía.
Esta gestión de stocks abarca todas las operaciones dedicadas a regular el flujo de mercancías o productos en una empresa, de forma de garantizar que los costes derivados de mantenimiento de inventarios sean mínimos, y sin que ello interfiera en el servicio que se le da al cliente.
Así, las políticas de gestión de stocks a nivel empresarial establecen las respuestas a cuestiones como: ¿cuál es el nivel de stock ideal para cada referencia? ¿Cuándo realizar los pedidos de reposición de stocks? ¿Qué cantidad debemos adquirir de cada referencia? E incluye actividades como la asignación de ubicaciones, la trazabilidad del inventario o los métodos de gestión de existencias (como FIFO, FEFO o LIFO), entre otras.
En este artículo, consultamos con los expertos en logística de Git Doc para que nos dieran las claves de una gestión de stock eficiente. Sigue leyendo.
¿Cómo elegir tu modelo de gestión de almacenes?
El stock es un activo tangible y cuantificable que necesita de una inversión, y el cual, siempre debe estar disponible, ya que de lo contrario afectaría de forma directa el tiempo de entrega del producto a los clientes.
Para garantizar un buen manejo de nuestro stock, debemos aplicar el modelo de gestión de almacenes que más se ajuste a nuestras necesidades,
Existen varios sistemas para administrar el stock de un almacén. Ninguno se puede considerar el sistema perfecto. Y es que la solución más óptima para una empresa puede no serlo para otra. Lo que sí existen son algunos elementos comunes que se pueden implementar de forma independiente al tipo de sistema que se elija. Mientras que, a su vez, vamos eligiendo un modelo adecuado a nuestra empresa, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Cuáles son los objetivos y cuál es el modelo de negocio.
- Qué tipos de existencias Es decir, si hay que gestionar productos semielaborados, materias primas o productos terminados.
- Cuál es el índice de rotación de mercancía, lo cual se refiere al número de veces que un determinado producto se renueva durante un periodo de tiempo concreto.
- Las características de la demanda. Hay dos tipos:
- La dependiente, la cual hace referencia a las empresas que producen el producto para su distribución posterior.
- La independiente, que está más determinada por las condiciones del mercado en cada momento.
- Los recursos que hay disponibles para la organización del stock y su gestión.
Elementos de un buen modelo de gestión de stock
- Priorización de los artículos que conforman el almacén
Para determinar la prioridad de los artículos que tenemos en nuestro stock, los expertos en logística recomiendan utilizar el sistema ABC.
El método ABC es un método de clasificación usado a menudo en los almacenes para optimizar la distribución del inventario de un almacén y consiste en subdividir los productos en 3 categorías en función de cuál es su valor de uso, que se valora en bajo, medio y alto.
Asimismo, implementaremos este sistema siguiendo la ley de Pareto, que dice que el 80 % de las ventanas provienen del 20 % de todos los artículos disponibles. Así, los artículos que se van a catalogar como categoría A son los que necesitan una mayor atención. Veamos como quedaría dicha clasificación:
- La categoría A suelen ser artículos muy solicitados, de alta rotación o los más urgentes.
- La categoría B son artículos de importancia secundaria.
- La categoría C son artículos poco solicitados, de muy baja rotación.
Así, implementando esta categorización lograremos un mayor control del inventario, priorizando aquellos productos de mayor valor, o que requieren un nivel de control diferencial. Y es que cuanto más cerca estén las mercancías de mayor demanda de las zonas de carga y descarga del almacén, el coste de manipulación será inferior.
Para poner en marcha este sistema de forma eficiente, se deben respetar algunas reglas a la hora de gestionar los productos A, B y C. Estas son:
- Almacena los productos A en las estanterías más accesibles: entrada del almacén, zonas centrales…
- Coloca los productos B y C, que suelen ser menos solicitados, en estanterías exteriores, normalmente menos accesibles.
Verás que al optimizar la organización de los productos dentro del almacén, los más solicitados se encontrarán más fácilmente reduciendo tiempos y ganando en eficiencia.
- Datos del inventario actualizados
Cada acción que se realice dentro de un almacén debe ser supervisada, ya que hará que cambie el valor de las existencias. Y es que si no estamos actualizando la situación del almacén constantemente no podremos saber la existencia a tiempo real y tomar decisiones adecuadas y efectivas sobre nuestro stock.
- Espacio organizado
Se debe analizar y planificar el diseño de las estanterías del almacén, así como de los distintos compartimentos que se coloquen en ellos.
La idea es que formen un entorno adecuado para conseguir recoger y colocar los artículos en el menor tiempo posible, evitando tener productos demasiado a desmano; además de que nos permita hacer reorganizaciones en función de futuras necesidades.
Para poder gestionar el espacio disponible y lograr un fácil y cómodo manejo de la mercancía debemos tomar en cuenta el producto que se necesita almacenar y el método a utilizar:
- Para los archivos: casi no se necesita dejar espacio entre productos
- Para la manipulación manual: si hay que dejar un pequeño espacio en la parte superior y en los laterales para acceder a la mercancía
- Para manipulación mecánica: hay que dejar 75mm en los laterales y 100 mm en la parte superior
- Software de gestión de almacenes
Una herramienta con la que debe contar cualquier sistema de gestión de stock que sea eficiente es la implementación de un software de gestión de almacenes. De esta forma, se conseguirá una automatización de la administración del stock, que esté siempre actualizado y con un registro de todos los movimientos que se produzcan.
Además que la información que nos pueda aportar sobre el SGA es importante para, poco a poco, conseguir el almacén más eficaz posible.
- Optimización de los flujos logísticos: sistemas LIFO Y FIFO
Hay dos métodos principales para gestionar el almacenamiento entrante y saliente:
- El sistema FIFO. El sistema FIFO (First In, First Out – «Primero en entrar, primero en salir») es ideal para el almacenamiento de productos perecederos (alimentos, medicamentos, cosméticos…) ya que permite que salgan primero aquellos que están más próximos a su fecha de caducidad, además de una buena rotación de existencias.
- El sistema LIFO. A diferencia de FIFO, LIFO (Last In First Out, «Último en entrar, primero en salir«) funciona de la siguiente manera: el último producto entrado en es el primero en salir del almacén, teniendo por tanto prioridad las nuevas mercancías.
- Buenas estantería para almacenar
Existen diferentes soportes adaptados al tipo de estantería y almacenamiento:
- Estantería aglomerado regulable para productos ligeros:Ideal para el almacenamiento ligero, hasta 150 kg.
- Estantería metálica regulable para productos semi pesados: Práctica y estética con capacidad de hasta 200 kg.
- Estantería aglomerada regulable para productos pesados: Tiene gran capacidad y soporta hasta 600 kg.
Una vez establezcas tus necesidades, dependiendo de la naturaleza de tus productos, la tasa de rotación de tus productos y el sistema manutención, podrás decidir el tipo de estantería que funciona mejor para ti.
- Manutención del almacén
En un almacén se mueve mercancía, equipos y personas, y es importante analizar y optimizar todos esos movimientos: descargas, recepción, preparación de pedidos, etiquetado, controles de calidad…
En este sentido, los medios de manutención son aquellos que facilitan la manipulación y traslado de estas mercancías en el almacén. Se utilizan para el movimiento de la mercancía, por ejemplo, desde los muelles a las ubicaciones de las estanterías, o desde las mesas de preparación de pedidos a la zona de expedición.
Una forma de lograr una manutención eficiente es a través de la mecanización de ciertas operaciones, sin dejar de lado que siempre hay ciertas operaciones manuales que requieren la fuerza de los operadores tanto de forma directa (levantamiento, colocación) como indirecta (empuje, tracción, desplazamiento), y que deben realizarse con precaución y bajo las premisas de una correcta formación de los operadores en la manipulación manual y mecánica de las cargas.
Así, tenemos estos diferentes tipos de transporte dentro del almacén:
- Transporte manual: transpaletas, carretillas, apiladoras…
- Transporte mecánico: carretillas elevadoras, recoge pedidos…
- Otros: vehículos de guiado automático, cintas o rodillos transportadores, puentes grúa…
- La paletización manual, que consiste en colocar los productos/cajas en el palet y luego filmarlas a mano para garantizar la estabilidad y la solidez del conjunto.
- La paletización semiautomática, la cual se lleva a cabo mediante un paletizador automático controlado por la mano del hombre.
- La paletización automática que es autónoma. El robot, o máquina envolvedora filmará más rápidamente, con una intervención manual mínima y máxima eficiencia.
Finalmente, nuestro último consejo es que debes procurar informar, y formar, a tus empleados sobre las normas establecidas en el almacén para garantizar un flujo logístico sin problemas.
