Para las empresas, y sus empleados, es de suma delicadeza el trato que le dan al control de horario de la jornada laboral, sobre todo cuando se trata de la gestión de las horas extras, ya que es aquí en donde las empresas suelen, muchas veces, abusar de los trabajadores y en donde más vacíos legales o malos entendidos pueden darse.
Para ayudarte a que eso no pase en tu lugar de trabajo, hemos elaborado una guía completa sobre como gestionar las horas extras de trabajo de una forma efectiva y justa con la ayuda de los expertos de la aplicación de control horario laboral de Timenet.
¿Qué dice la ley sobre el control de las horas extra?
Lo primero que debemos saber sobre la gestión de horas extras es lo que establece la ley competente en relación a ello, ya que así sabremos que hacer de acuerdo a la normativa general.
Lo primero es que toda empresa en el territorio español tiene como obligación el control de la entrada y salida de sus trabajadores a su puesto de trabajo. Esto justamente para que siempre quede constancia de que el empleado está cumpliendo a cabalidad con el horario expuesto en su contrato o convenio colectivo y que no está haciendo horas extras no remuneradas y de las que no se tiene registro alguno.
De esta manera, al llevar un control exacto, las horas extras quedan registradas en este documento, el cual está a la disposición del empleado o cualquier ente de supervisión externo que pueda usarlo como prueba para obtener la remuneración correspondiente a ese tiempo extra.
No obstante, no sirve de nada cumplir con esta ley si no se tiene un sistema de control efectivo, que permita mantener los datos en orden, que sea de fácil acceso y que permita dar cuenta de la situación de cada trabajador. Así, esto ha pasado a ser un quebradero de cabeza para muchas empresas que quieren implementar la ley de una forma efectiva.
Si este es tu caso, a continuación, te daremos tips para lograr esa gestión efectiva que tanto buscas.
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de contabilizar las horas extras?
En este articulo te vamos a enseñar como gestionar el control de horas extra de una forma fácil y efectiva, pero primero te debemos comentar los diferentes aspectos que debes tomar en cuenta a la hora de hacer dicho control.
Primero, tienes que saber identificar bien lo que se define como “hora extra”, las cuales son todas aquellas horas que los trabajadores realizan fuera de su jornada laboral y que no están contempladas en su contrato, convenio o acuerdo especial.
Por otro lado, deberás saber que estas horas extras son siempre de carácter voluntario, no pueden ser impuestas por la empresa, y que tienen un máximo, el cual son de 80 horas extras durante un año y que por supuesto, deben estar pagadas.
Igualmente, es importante que sepas que si que no existe un límite para las horas extra que son compensadas con días libres, por lo que esto queda en manos de la empresa y sus trabajadores.
Además, se deben tener en cuenta algunas de los siguientes requisitos:
- No se pueden realizar horas extras en horarios nocturnos, salvo imprevistos como urgencias para prevenir o reparar siniestros.
- Los menores de 18 años no pueden realizar horas extras bajo ninguna circunstancia.
- Los trabajadores con contrato parcial tampoco pueden realizar horas extra.
- Tampoco está permitido que hagan horas extraordinarias los trabajadores con contrato formativo.
- Los trabajadores que realizan su jornada laboral en el interior de una mina tienen prohibido realizar horas extras.
¿Cómo controlar las horas extra?
Lo primero es tener un formato en donde registrar el horario laboral de tus empleados, ya sea una hoja rellenada de forma manual a la antigua, una hoja de cálculo Excel o un software especializado en la tarea. Luego, este formato lo rellenaremos de la siguiente manera:
- Debemos colocar de forma clara y precisa el horario del trabajador, incluyendo sus turnos, sus descansos semanales y los cuadrantes de trabajo.
- También deben quedar registrados los contratos de los trabajadores, de tal forma que se pueda saber cuál es su horario laboral y las horas que se acordaron con el mismo, o algún acuerdo especial que deba ser mencionado.
- Debe constar el registro exacto de la entrada y salida de los trabajadores durante su jornada.
- También se debe incluir el registro de las horas extras, que se pueden calcular fácilmente a partir de todos los datos anteriores, aunque deberíamos intentar dejarlo plasmado de forma clara y en un apartado para ello, función que los softwares de gestión de jornada laboral nos permiten con facilidad.
- Se deberá indicar cómo se van a compensar las horas extras, si de forma económica o con días libres, y las fechas estimadas para que el trabajador reciba dicha compensación.
¿Cuál es el mejor método el control de horas extra?
Ya sabes que debes incluir en el registro de la jornada, ahora para hacerlo de forma eficiente, rápida y práctica para todos , hay que elegir el método que mejor nos permita llevarlo a la práctica.
Ya te mencionamos que hay variados, desde el más convencional, hasta los más nuevos y tecnológicos.
Para la elección del sistema, no solo hay que pensar en el costo que esto puede acarrear a la empresa, si no que tiene que existir una buena relación calidad-precio. Y es que de nada vale ahorrarnos el dinero con un lápiz y papel y que cada quien rellene su hoja, si al final de cuentas esto va a ser engorroso, va a llevar al desorden y a la confusión y en el peor de los cosas, a problemas con la justicia y una multa, seguida del correspondiente arrepentimiento.
Es mejor invertir en sistemas que facilite la labor y que mantengan todo claro entre empresa y trabajador, y que sirva de evidencia ante cualquier querella con una entidad externa.
Vamos a hacer un paseo por todos ellos para que puedas tomar tu propia decisión, o incluso, integrar varios de ellos:
- Registro manual
El registro manual de horas extras está muy anticuado, es muy poco fiable y le da carta blanca al error humano, además que se vuelve extremadamente engorroso si se trata de empresas con muchos trabajadores en plantilla. Así, es mejor invertir en los otros métodos y cambiar este de forma inmediata si es el que has estado implementando.
- Control de horas extra con hojas de cálculo
Este es un sistema más avanzado, más práctico de usar, que permite mayor organización y que puede ser el ideal si se trata de una empresa que no tenga demasiados trabajadores que controlar.
En internet hay un montón de plantillas de control de horas extra en Excel que puedes utilizar y basta con dejarlos a la disponibilidad de los trabajadores para que los rellenen día a día en sus ordenadores o dispositivos móviles. No obstante, con este método puede ser muy fácil que se cometan errores humanos.
- Registro mediante un software de control de horas extra
Sin duda, este es el mejor método que existe en la actualidad. Esto porque gracias a su tecnología permite que se guarden los datos de forma automática y no deja espacio a los errores y malos entendidos entre los datos que lleva el trabajador y los que lleva la empresa.
Igualmente, son plataformas muy intuitiva y fácil de utilizar por todos, y lo mejor es que permite acceder a la información de forma fácil y rápida desde cualquier dispositivo desde el que se pueda abrir el programa, volviendo el control de horas una tarea muy transparente y sencilla.
Además, la tecnología con la que están elaborados les permite ofrecer un número de funcionalidades muy variadas, como por ejemplo, un contador de horas extras por empleado, que se rellena automáticamente según los horarios establecidos. De esta forma, si un trabajador se queda trabajando más de lo debido, de una vez el contador registra este tiempo como horas extras de forma automática y transparente.
Igualmente, permite dividir estas horas extras en diferentes tipos de horas, con diferentes tipos de remuneración y asignar de una vez la información sobre la fecha y la forma en la que el trabajador recibirá su compensación, ayudada con algoritmos prestablecidos al configurar el programa.
Esto no solo es beneficioso para los trabajadores, también hay que ver que lo es para la empresa, pues el departamento de recursos humanos invertirá menos tiempo y esfuerzo en esta labor, ya que el software lo hará todo por si solo; y así como sirve para registrar horas extras que hay que pagar, también sirve para registrar faltas, llegadas tarde o tiempos de inactividad que reclamar con el trabajador. Piensa que te puede ayudar a ubicar esos trabajadores que están bajando el rendimiento de tu equipo para hacer las modificaciones y correcciones necesarias.
Después de analizar todos los métodos, estamos seguros que sabrás en cual invertir e implantar en tu equipo de trabajo, siempre con miras a sacar el mejor beneficio y garantizar un conteo de horas extras laborales transparente y justo.
